Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 24. September 2026 · Anbieter: Henry Thedieck, Alto Media Management (Einzelunternehmen), Hüfferstraße 76, 48149 Münster, nachfolgend „BelegHero" oder „wir".

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§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „BelegHero" (nachfolgend „Dienst"), die zwischen BelegHero und seinen Kunden (nachfolgend „Kunde" oder „du") geschlossen werden, in ihrer bei Vertragsschluss gültigen Fassung.

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Unternehmer ist, wer in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Maßgeblich ist der Zweck des Vertragsschlusses, nicht die Rechtsform und nicht die Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

(3) Gegenüber Unternehmern finden nach § 310 Abs. 1 BGB die §§ 305 Abs. 2 und 3, 308 und 309 BGB keine Anwendung; § 307 BGB bleibt Maßstab.

(4) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir hätten ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

(5) Änderungen dieser AGB geben wir dem Kunden in Textform (z.B. per E-Mail) bekannt. Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang schriftlich widerspricht; hierauf weisen wir in der Änderungsmitteilung gesondert hin. Bei wesentlichen Änderungen (insbesondere Preiserhöhungen) steht dem Kunden ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) BelegHero ist ein digitaler Dienst, der auf Veranlassung und mit Zustimmung des Kunden verbundene Quellen – insbesondere vom Kunden verbundene E-Mail-Postfächer, lokal auf dem Rechner des Kunden gespeicherte Dateien sowie vom Kunden hochgeladene Kontoauszüge/Buchungen – mit Hilfe automatisierter, KI-gestützter Verfahren nach Belegen (Rechnungen, Quittungen u.ä.) durchsucht, diese ausliest und, soweit möglich, den entsprechenden Buchungen zuordnet. Gefundene Belege werden dem Kunden zur Prüfung bereitgestellt und können strukturiert abgelegt bzw. an eine vom Kunden benannte Steuerkanzlei übergeben werden.

(2) Der konkrete Funktionsumfang (u.a. Anzahl verbindbarer Postfächer, Umfang des lokalen Datei-Scans, Zeitraum der Postfach-Durchsuchung, monatliches Kontingent geprüfter Belege) richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif gemäß der jeweils aktuellen Tarifübersicht auf unserer Preisseite, die Bestandteil des jeweiligen Vertrags wird.

(3) Interessenten können den Dienst vor Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs unverbindlich testen: bis zu fünf Postfach-Suchen mit einem verbundenen Postfach und zusätzlich die Suche ausschließlich im Downloads-Ordner samt Unterordnern mit der aktuellen Mac-App. Die Downloads-Vorschau umfasst einmalig je Nutzerkonto höchstens 50 erkannte Belegdateien und endet gegebenenfalls früher, wenn ihr begrenzter Auswertungsumfang ausgeschöpft ist. Auch private oder außerhalb des gewählten Zeitraums liegende erkannte Belegdateien zählen; eine mehrseitige Datei zählt als eine Datei. Wiederholungen identischer Dateien zählen nicht erneut. Projektwechsel, Löschen und Monatswechsel erneuern die Vorschau nicht. Ein Anspruch auf die Vorschau besteht nicht; wir können sie jederzeit ändern oder einstellen.

Wichtiger Hinweis: BelegHero unterstützt die Belegsuche und -zuordnung nach bestem technischen Bemühen mittels KI-gestützter Texterkennung. Der Dienst ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung. Die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung sowie deren Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben bleiben in der alleinigen Verantwortung des Kunden bzw. seiner Steuerkanzlei; von BelegHero vorgeschlagene Zuordnungen sind vom Kunden vor Weiterverwendung zu prüfen.

§ 3 Vertragsschluss & Registrierung

(1) Die Darstellung des Dienstes auf unserer Website stellt kein bindendes Angebot unsererseits dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung an den Kunden, ein Angebot abzugeben.

(2) Der Kunde registriert sich mit Namen, einer gültigen E-Mail-Adresse sowie einem selbst gewählten Passwort oder alternativ per Google-Anmeldung. Mit erfolgreicher Registrierung entsteht zunächst ein kostenloses Nutzerkonto mit Zugriff auf die in § 2 Abs. 3 beschriebene Vorschau; ein kostenpflichtiger Vertrag über einen Tarif kommt erst durch die gesonderte, im Bestellprozess ausdrücklich als kostenpflichtig gekennzeichnete Tarifauswahl und Zahlungsbestätigung über unseren Zahlungsdienstleister (§ 4) zustande.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und diese bei Änderungen zeitnah zu aktualisieren.

(4) Der Zugang zum Dienst kann darüber hinaus über einen von uns ausgegebenen Einladungscode erfolgen (z.B. im Rahmen von Partnerschaften oder zeitlich befristeten Testzugängen); die Bedingungen eines solchen Einladungscodes gehen den allgemeinen Regelungen dieses Paragrafen vor, soweit dort ausdrücklich abweichend geregelt.

§ 4 Preise, Tarife & Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf /preise ausgewiesenen Tarife und Preise. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Nettopreisangabe ist zulässig, weil sich der Dienst ausschließlich an Unternehmer richtet (§ 1 Abs. 1 PAngV gilt nur gegenüber Verbrauchern). Unternehmer erhalten eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 4 UStG).

(2) Die Abrechnung erfolgt wahlweise monatlich oder jährlich im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Mit Abschluss eines Tarifs erteilt der Kunde dem Zahlungsdienstleister ein Lastschrift- bzw. Abbuchungsmandat für die wiederkehrende Zahlung bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses.

(3) Jeder Tarif umfasst ein monatliches Kontingent an Belegen; die genauen Werte sind der Tarifübersicht zu entnehmen. Das Kontingent gilt für das gesamte Kundenkonto und für alle Eingangswege gemeinsam: die automatisierte Belegsuche im Postfach und auf dem Computer, den manuellen Upload und die Einsendung per WhatsApp. Angerechnet wird jedes Dokument, das die automatisierte Prüfung als Beleg erkennt und nicht als privat einstuft; Dokumente, die kein Beleg sind, und Dokumente, deren Inhalt im selben Kundenkonto bereits geprüft wurde, werden nicht angerechnet. Das Kontingent gilt je Kalendermonat; nicht genutzte Belege werden nicht in den Folgemonat übertragen. Ein zusätzliches Kontingent für einen ersten Aufhol-Scan bereits bestehender Belege ist nicht automatisch enthalten. Zusätzliche Belege kann der Kunde als Zusatzpaket erwerben oder im Rahmen einer Aktion über einen Aktionscode erhalten; sie werden erst angerechnet, wenn das monatliche Kontingent ausgeschöpft ist, und verfallen nicht zum Monatsende. Umfang und Preis eines Zusatzpakets ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Sind das monatliche Kontingent und alle Belege aus Zusatzpaketen ausgeschöpft, pausiert die automatisierte Belegsuche bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats oder bis weitere Belege aus einem Zusatzpaket zur Verfügung stehen, und manuell hochgeladene oder per WhatsApp eingesandte Belege werden bis dahin nicht angenommen. Ausgenommen sind Belege, die der Kunde zu einer ausdrücklichen Anforderung seiner Steuerkanzlei hochlädt; sie werden stets verarbeitet und nicht auf das Kontingent angerechnet.

(4) Gerät der Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug, sind wir berechtigt, den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen bis zum Ausgleich des Rückstands zu sperren; die Pflicht zur Zahlung der bereits fälligen Beträge bleibt hiervon unberührt.

(5) Wir behalten uns vor, die Preise mit Wirkung für zukünftige Abrechnungszeiträume anzupassen. Über Preisänderungen informieren wir bestehende Kunden mit angemessenem Vorlauf (mindestens vier Wochen) vor Wirksamwerden; dem Kunden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung zu.

§ 5 Laufzeit & Kündigung

(1) Der Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Abrechnungszeitraum (Monat bzw. Jahr), sofern er nicht form- und fristgerecht gekündigt wird.

(2) Der Kunde kann seinen Tarif jederzeit zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Die Kündigung kann jederzeit und ohne Anmeldung über die Schaltfläche Verträge hier kündigen erklärt werden; der Kunde erhält unverzüglich eine Eingangsbestätigung mit Datum und Uhrzeit. Daneben bleiben die Konto-/Abo-Verwaltung im Kundenkonto, das vom Zahlungsdienstleister bereitgestellte Kundenportal sowie eine formlose Kündigung per E-Mail an die im Impressum genannte Adresse möglich.

(3) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde gegen § 6 dieser AGB verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht innerhalb angemessener Frist abstellt.

(4) Nach Beendigung des Vertrags wird das Nutzerkonto auf den kostenlosen Umfang gemäß § 2 Abs. 3 zurückgestuft bzw. gelöscht; die Löschung bzw. Aufbewahrung gespeicherter Daten richtet sich nach unserer Datenschutzerklärung.

§ 6 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich,

1. ausschließlich eigene E-Mail-Postfächer, Konten und Daten mit dem Dienst zu verbinden bzw. hierzu über die erforderliche Berechtigung des jeweiligen Inhabers zu verfügen;
2. seine Zugangsdaten (Passwort, Zugriffslinks) vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen sowie uns unverzüglich zu informieren, falls er den Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung seines Kontos hat;
3. den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke, nicht zur Verbreitung von Schadsoftware und nicht in einer Weise zu nutzen, die die Verfügbarkeit oder Integrität des Dienstes für andere Kunden beeinträchtigt;
4. bei der Verbindung von Postfächern und der Nutzung des lokalen Such-Skripts sicherzustellen, dass dies mit etwaigen internen Richtlinien seines Arbeitgebers bzw. seiner Organisation (z.B. bei geschäftlichen E-Mail-Konten) im Einklang steht.

§ 7 Verfügbarkeit, Drittanbieter & Änderungen des Dienstes

(1) Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, sichern jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit (Uptime) zu, soweit nicht ausdrücklich gesondert vereinbart. Wartungsarbeiten, Störungen und Umstände außerhalb unseres Einflussbereichs können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

(2) Der Dienst nutzt zur Erbringung seiner Funktionen Leistungen von Drittanbietern, insbesondere Schnittstellen von E-Mail-Anbietern (z.B. Google/Gmail über die Google-API), KI-Anbieter zur automatisierten Belegauswertung (OpenAI, Anthropic) sowie einen Hosting-Anbieter. Störungen oder Änderungen bei diesen Drittanbietern können sich auf die Verfügbarkeit oder den Funktionsumfang des Dienstes auswirken; hierauf haben wir keinen vollständigen Einfluss.

(3) Wir sind berechtigt, den Dienst technisch weiterzuentwickeln und einzelne Funktionen zu ändern, sofern dies unter Berücksichtigung unserer berechtigten Interessen für den Kunden zumutbar ist und der vertraglich vereinbarte Gesamtfunktionsumfang seines Tarifs im Kern erhalten bleibt.

§ 8 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von uns beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von uns oder eines unserer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie im Rahmen einer von uns übernommenen Garantie und nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist unsere Haftung der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

(4) Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die automatisierte, KI-gestützte Erkennung und Zuordnung von Belegen trotz sorgfältiger technischer Umsetzung fehlerhaft sein oder einzelne Belege übersehen kann. Eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder steuerliche Verwertbarkeit der durch den Dienst vorgeschlagenen Zuordnungen ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen; der Kunde bleibt für die Prüfung und ordnungsgemäße Verwendung der Ergebnisse selbst verantwortlich.

§ 9 Datenschutz

Informationen zu Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere im Zusammenhang mit verbundenen E-Mail-Postfächern und der KI-gestützten Auswertung von Belegen, findest du in unserer Datenschutzerklärung, die Bestandteil dieser AGB ist.

§ 10 Widerrufsrecht

(1) Weil sich der Dienst ausschließlich an Unternehmer richtet (§ 1 Abs. 2), besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht. § 312g Abs. 1 BGB räumt es ausdrücklich nur dem Verbraucher ein; ein vertragliches Widerrufsrecht wird weder durch diese AGB noch durch die Widerrufsbelehrung begründet. An seine Stelle tritt die ordentliche Kündigung nach § 5 Abs. 2 – zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, ohne Frist und ohne Angabe von Gründen.

(2) Für die Einordnung als Unternehmer kommt es auf den Zweck des Vertragsschlusses an. Sollte ausnahmsweise ein Vertrag mit einem Verbraucher zustande kommen, gilt die gesonderte Widerrufsbelehrung; den Widerruf kannst du ohne Anmeldung über die Schaltfläche Vertrag widerrufen erklären.

(3) Die Schaltflächen Vertrag widerrufen und Verträge hier kündigen stehen allen Kunden offen. Für Unternehmer ist das ein vertragliches Angebot und keine gesetzliche Pflicht: § 356a BGB und § 312k BGB gelten nur gegenüber Verbrauchern.

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag Münster (Sitz des Anbieters).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.