Die technische Beschreibung, ohne Vertriebstext. Geschrieben von den Leuten, die den Export gebaut haben - mit den Fallen, die man erst beim zweiten Mandanten bemerkt.
Die Vorschau zeigt die Belegsuche. DATEV-Export gehört zu Pro und Max; Kanzleidaten und Zuordnungen müssen vor dem Export geprüft werden.
Ein Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format, die fertige Buchungssätze an die Kanzlei übergibt. Die Kanzlei importiert sie einmal in DATEV Rechnungswesen, statt jede Zeile abzutippen.
Technisch ist es eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen. Die erste Zeile
trägt die Metadaten, die zweite die Spaltenüberschriften, ab der dritten stehen
die Buchungen. Der Dateiname beginnt mit EXTF_ - daran erkennt DATEV
beim Import, worum es sich handelt.
Die erste Zeile ist kein Beiwerk. Sie sagt DATEV, welches Format folgt, aus welchem Zeitraum die Buchungen stammen und für welchen Mandanten sie gelten. Stimmt hier etwas nicht, bricht der Import ab, bevor eine einzige Buchung gelesen wurde - und die Fehlermeldung nennt selten die eigentliche Ursache.
Künstliche Beispieldaten
Zwei erfundene Buchungen, erzeugt mit demselben DATEV-Erzeuger wie das Produkt. Die Beispielnummern gehören zu keinem Kunden. Die Datei zeigt das Format und ist keine Importvorlage für deinen echten Mandanten.
Beispiel-Buchungsstapel herunterladen (CSV)| Angabe | Wert | Wofür |
|---|---|---|
| Kennzeichen | EXTF | Datei aus einem Fremdprogramm. DTVF wäre eine aus DATEV selbst. |
| Versionsnummer | 700 | Die Fassung des DATEV-Formats insgesamt. |
| Datenkategorie | 21 | Buchungsstapel. Andere Kategorien sind Stammdaten oder Wiederkehrende Buchungen. |
| Formatversion | 13 | Legt Anzahl und Reihenfolge der Spalten fest: 125 in Version 13. Eine ältere Version hat weniger Spalten. |
| Beraternummer | je Kanzlei | Kommt von der Kanzlei, nicht vom Mandanten. |
| Mandantennummer | je Mandant | Ebenfalls von der Kanzlei vergeben. |
| Wirtschaftsjahresbeginn | z. B. 20260101 | Nicht das Kalenderjahr - bei abweichendem Wirtschaftsjahr weicht es ab. |
| Sachkontenlänge | 4 bis 8 | Muss zur Einstellung der Kanzlei passen, sonst rutschen Konten. |
| Datum vom / bis | z. B. 20260101 / 20260131 | Beide in einem Kalenderjahr und in einem Wirtschaftsjahr – sonst lehnt DATEV den Stapel ab. |
| Kontenrahmen | 03 oder 04 | SKR 03 oder SKR 04, wie die Kanzlei bucht. |
Die Beraternummer und die Mandantennummer bekommt man nur von der Kanzlei. Wer sie rät oder eine Beispielnummer stehen lässt, erzeugt eine Datei, die formal richtig aussieht und beim Import im falschen Mandanten landet oder abgewiesen wird. Das ist der häufigste Grund, warum ein erster Export scheitert.
Eine Zeile ist ein Buchungssatz. Die Felder, auf die es ankommt:
Zwei Dinge daran überraschen regelmäßig. Erstens: Der Betrag ist immer positiv. Ob Geld kommt oder geht, entscheidet allein das Feld Soll/Haben. Ein Minuszeichen im Umsatzfeld ist kein „negativer Betrag“, sondern ein Formatfehler. Zweitens: Das Belegdatum trägt kein Jahr - nur Tag und Monat, vierstellig. Das Jahr kommt aus dem Kopf. Deshalb darf ein Stapel nur Buchungen eines Kalenderjahres und eines Wirtschaftsjahres enthalten – liegen „Datum vom“ und „Datum bis“ darüber hinaus, lehnt DATEV den Import ab. Reicht ein Zeitraum über den Jahreswechsel, legt BelegHero deshalb je Jahr einen eigenen Stapel an.
Weil die Kontierung eine steuerliche Entscheidung ist und keine technische. Ein Programm, das ohne Rückfrage ein Aufwandskonto setzt, nimmt der Kanzlei eine Entscheidung ab, die sie verantworten muss.
Leer lassen geht aber auch nicht: Konto und Gegenkonto sind Pflichtfelder, eine Zeile ohne sie weist DATEV ab. BelegHero liefert deshalb einen Buchungsvorschlag auf einem Verrechnungskonto – Standard sind die Durchlaufenden Posten (SKR 03 1590, SKR 04 1370) – gegen das Bankkonto des Mandanten (SKR 03 1200, SKR 04 1800). Dazu Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Buchungstext und der Beleg selbst - alles, was Fleißarbeit ist. Welches Aufwands- oder Erlöskonto richtig ist, weiß die Kanzlei, und sie bucht um.
Ein Buchungsstapel ohne Belege spart Tipparbeit und verlagert das Problem: Die Kanzlei hat dann Buchungen, aber sucht die zugehörigen Rechnungen weiter im Postfach des Mandanten, in einer Dropbox oder gar nicht.
Das Feld Beleglink verbindet beides. Es verweist auf das
Belegbild, das über DATEV Unternehmen online zum selben Mandanten hinterlegt ist.
Nach dem Import steht der Buchungsvorschlag da, und der Beleg hängt schon daran.
Voraussetzung ist, dass die Belege vorher denselben Weg gegangen sind - bei
BelegHero über ein Belegpaket, dessen Dokumente dieselbe GUID tragen wie das
Beleglinkfeld im Stapel.
Das Paket bringt DATEV Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online. Dafür braucht die Kanzlei Windows und einen Zugang mit SmartCard oder mIDentity. Mandanten auf der „Neuen Version DATEV Belege online“ können solche Pakete nach Auskunft von DATEV voraussichtlich erst ab dem dritten Quartal 2027 einlesen (Meldung #DCO01301). Und eine GUID, die DATEV schon kennt, überliest es: Wird ein Beleg nachträglich ersetzt, braucht er eine neue.
Genau hier scheitern die meisten Eigenbauten. Der Stapel wird erzeugt, die Belege werden getrennt hochgeladen, und die GUIDs passen nicht zusammen. Das Ergebnis sind Buchungen mit einem Link ins Leere - schlimmer als gar kein Link, weil niemand nachsieht.
Das DATEV-Format erwartet die Zeichencodierung Windows-1252. Sie kennt rund 250 Zeichen - deutsche Umlaute ja, ein japanisches Zeichen oder ein Emoji nicht.
Ein Händlername aus einem japanischen Onlineshop, wie er auf einer Kreditkartenabrechnung durchaus vorkommt, kann damit den Export für den ganzen Monat unschreibbar machen. Ein einziger Beleg, und der Stapel ist weg.
Es gibt drei Antworten darauf, und zwei davon sind schlecht: das Zeichen weglassen (der Name wird unleserlich) oder es durch ein Fragezeichen ersetzen (die Kanzlei sieht Datenmüll). BelegHero transliteriert - schreibt das Zeichen so um, dass ein Mensch den Namen wiedererkennt. Aus einem Namen wird nie ein Fragezeichen, und der Export läuft.
Diese Angaben in einer Mail an die Kanzlei ersparen erfahrungsgemäß zwei Fehlversuche.
Nein. Er ersetzt das Abtippen, nicht das Buchen und erst recht nicht die Beratung.
Die Kontierung, die Beurteilung von Sachverhalten und die Verantwortung für den Abschluss bleiben bei der Kanzlei. Was ein guter Buchungsstapel leistet, ist schlichter und trotzdem viel wert: Die Kanzlei bekommt vollständige, belegte Vorgänge statt eines Schuhkartons und einer Rückfrageliste.
Die Formatangaben in diesem Text stammen aus dem Exporter von BelegHero (EXTF, Versionsnummer 700, Datenkategorie 21, Formatversion 13, Windows-1252, Semikolon als Trennzeichen) und sind gegen die Formatbeschreibung im DATEV Developer Portal geprüft. Verbindlich ist die jeweils aktuelle Formatbeschreibung der DATEV eG. Stand dieser Seite: 26. September 2026.