Die technische Beschreibung, ohne Vertriebstext. Geschrieben von den Leuten, die den Export gebaut haben — mit den Fallen, die man erst beim zweiten Mandanten bemerkt.
Ein Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format, die fertige Buchungssätze an die Kanzlei übergibt. Die Kanzlei importiert sie einmal in DATEV Rechnungswesen, statt jede Zeile abzutippen.
Technisch ist es eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen. Die erste Zeile
trägt die Metadaten, die zweite die Spaltenüberschriften, ab der dritten stehen
die Buchungen. Der Dateiname beginnt mit EXTF_ — daran erkennt DATEV
beim Import, worum es sich handelt.
Die erste Zeile ist kein Beiwerk. Sie sagt DATEV, welches Format folgt, aus welchem Zeitraum die Buchungen stammen und für welchen Mandanten sie gelten. Stimmt hier etwas nicht, bricht der Import ab, bevor eine einzige Buchung gelesen wurde — und die Fehlermeldung nennt selten die eigentliche Ursache.
| Angabe | Wert | Wofür |
|---|---|---|
| Kennzeichen | EXTF | Datei aus einem Fremdprogramm. DTVF wäre eine aus DATEV selbst. |
| Datenkategorie | 21 | Buchungsstapel. Andere Kategorien sind Stammdaten oder Wiederkehrende Buchungen. |
| Formatversion | 700 | Legt Anzahl und Reihenfolge der Spalten fest. Eine ältere Version hat weniger Spalten. |
| Beraternummer | je Kanzlei | Kommt von der Kanzlei, nicht vom Mandanten. |
| Mandantennummer | je Mandant | Ebenfalls von der Kanzlei vergeben. |
| Wirtschaftsjahresbeginn | z. B. 20260101 | Nicht das Kalenderjahr — bei abweichendem Wirtschaftsjahr weicht es ab. |
| Sachkontenlänge | 4 bis 8 | Muss zur Einstellung der Kanzlei passen, sonst rutschen Konten. |
Die Beraternummer und die Mandantennummer bekommt man nur von der Kanzlei. Wer sie rät oder eine Beispielnummer stehen lässt, erzeugt eine Datei, die formal richtig aussieht und beim Import im falschen Mandanten landet oder abgewiesen wird. Das ist der häufigste Grund, warum ein erster Export scheitert.
Eine Zeile ist ein Buchungssatz. Die Felder, auf die es ankommt:
Zwei Dinge daran überraschen regelmäßig. Erstens: Der Betrag ist immer positiv. Ob Geld kommt oder geht, entscheidet allein das Feld Soll/Haben. Ein Minuszeichen im Umsatzfeld ist kein „negativer Betrag“, sondern ein Formatfehler. Zweitens: Das Belegdatum trägt kein Jahr — nur Tag und Monat, vierstellig. Das Jahr kommt aus dem Wirtschaftsjahr im Kopf. Wer Buchungen aus zwei Jahren in eine Datei mischt, bekommt sie im falschen Jahr gebucht.
Weil die Kontierung eine steuerliche Entscheidung ist und keine technische. Ein Programm, das ohne Rückfrage ein Aufwandskonto setzt, nimmt der Kanzlei eine Entscheidung ab, die sie verantworten muss.
BelegHero liefert deshalb einen Buchungsvorschlag: Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Buchungstext und den Beleg selbst — alles, was Fleißarbeit ist. Das Gegenkonto ist das Bank- oder Kreditkartenkonto des Mandanten, weil das feststeht. Welches Aufwandskonto nach SKR03 oder SKR04 richtig ist, weiß die Kanzlei, und sie weiß es besser.
Ein Buchungsstapel ohne Belege spart Tipparbeit und verlagert das Problem: Die Kanzlei hat dann Buchungen, aber sucht die zugehörigen Rechnungen weiter im Postfach des Mandanten, in einer Dropbox oder gar nicht.
Das Feld Beleglink verbindet beides. Es verweist auf das
Belegbild, das über DATEV Unternehmen online zum selben Mandanten hinterlegt ist.
Nach dem Import steht der Buchungsvorschlag da, und der Beleg hängt schon daran.
Voraussetzung ist, dass die Belege vorher denselben Weg gegangen sind — bei
BelegHero über ein Belegpaket, dessen Dateinamen dieselbe GUID tragen wie das
Beleglinkfeld im Stapel.
Genau hier scheitern die meisten Eigenbauten. Der Stapel wird erzeugt, die Belege werden getrennt hochgeladen, und die GUIDs passen nicht zusammen. Das Ergebnis sind Buchungen mit einem Link ins Leere — schlimmer als gar kein Link, weil niemand nachsieht.
Das DATEV-Format erwartet die Zeichencodierung Windows-1252. Sie kennt rund 250 Zeichen — deutsche Umlaute ja, ein japanisches Zeichen oder ein Emoji nicht.
Ein Händlername aus einem japanischen Onlineshop, wie er auf einer Kreditkartenabrechnung durchaus vorkommt, kann damit den Export für den ganzen Monat unschreibbar machen. Ein einziger Beleg, und der Stapel ist weg.
Es gibt drei Antworten darauf, und zwei davon sind schlecht: das Zeichen weglassen (der Name wird unleserlich) oder es durch ein Fragezeichen ersetzen (die Kanzlei sieht Datenmüll). BelegHero transliteriert — schreibt das Zeichen so um, dass ein Mensch den Namen wiedererkennt. Aus einem Namen wird nie ein Fragezeichen, und der Export läuft.
Diese fünf Angaben in einer Mail an die Kanzlei ersparen erfahrungsgemäß zwei Fehlversuche.
Nein. Er ersetzt das Abtippen, nicht das Buchen und erst recht nicht die Beratung.
Die Kontierung, die Beurteilung von Sachverhalten und die Verantwortung für den Abschluss bleiben bei der Kanzlei. Was ein guter Buchungsstapel leistet, ist schlichter und trotzdem viel wert: Die Kanzlei bekommt vollständige, belegte Vorgänge statt eines Schuhkartons und einer Rückfrageliste.
Die Formatangaben in diesem Text stammen aus dem Exporter von BelegHero (EXTF, Datenkategorie 21, Formatversion 700, Windows-1252, Semikolon als Trennzeichen). Verbindlich ist die jeweils aktuelle Formatbeschreibung der DATEV eG. Stand dieser Seite: 17. August 2026.