Datenübertragung, Anbieterwechsel und Standort

Diese Seite sagt, wie ein Kunde seine Daten aus BelegHero mitnehmen oder zu einem anderen Anbieter wechseln kann, was das kostet und wo unsere Infrastruktur steht. Sie beruht auf der EU-Datenverordnung (Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854, Artikel 25 bis 29). Verbindlich für den Vertrag sind die AGB, dort § 5 Absatz 7 bis 9; diese Seite beschreibt Verfahren, Formate und Standort.

Stand: 17. Oktober 2026

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Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in die eigene IT-Umgebung

1. Verlangen. Der Kunde schreibt in Textform an support@beleghero.com, am besten von der im Konto hinterlegten E-Mail-Adresse, damit wir den Vertrag zuordnen können. Er teilt mit, ob er zu einem anderen Anbieter wechseln, in die eigene IT-Umgebung wechseln oder seine Daten löschen lassen möchte.
2. Ankündigungsfrist. Der Wechsel beginnt spätestens zwei Monate nach dem Verlangen.
3. Übergangszeit. Danach folgen höchstens 30 Tage, in denen der Vertrag gilt und der Dienst im bisherigen Umfang weiterläuft. Der Kunde kann diese Zeit einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für seine eigenen Zwecke für angemessen hält.
4. Technisch nicht möglich. Ist der Wechsel in 30 Tagen technisch nicht durchführbar, teilen wir das binnen 14 Arbeitstagen nach dem Verlangen mit Begründung mit und nennen eine längere Übergangszeit von höchstens sieben Monaten.
5. Abruf und Löschung. Nach der Übergangszeit bleiben die Daten mindestens 30 Tage abrufbar, danach löschen wir sie nach § 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
6. Ende des Vertrags. Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels, bei einem Verlangen nach Löschung mit Ablauf der Ankündigungsfrist; wir bestätigen das in Textform.

Wir stellen alle exportierbaren Daten ohne unangemessene Verzögerung bereit, spätestens bis zum Ende der Übergangszeit. Wir unterstützen den Kunden und von ihm ermächtigte Dritte beim Wechsel, halten den Dienst in der Übergangszeit aufrecht, weisen auf uns bekannte Risiken für die Kontinuität hin und sorgen für ein hohes Sicherheitsniveau.

Welche Daten, in welchem Format

Der Export steht im Dienst unter „Einstellungen → Deine Daten“ bereit und liefert ein ZIP-Paket:

• daten/<Tabelle>.json: je Tabelle eine JSON-Datei (UTF-8), eine Liste von Zeilen mit benannten Feldern; Zeitpunkte in UTC nach ISO 8601, ohne Zonenangabe am Ende (zum Beispiel 2026-10-17T09:15:00); Datumsangaben, die als Text gespeichert sind (zum Beispiel das Belegdatum), stehen unverändert so, wie sie gespeichert sind;
• dateien/: Belege, Kontoauszüge und Bilder im Original, so wie sie hochgeladen oder gefunden wurden;
• FELDER.txt: was die Felder bedeuten und wie die Tabellen zusammenhängen; LIESMICH.txt: der Aufbau des Pakets.

Die Formate folgen offenen Standards: ZIP (PKWARE APPNOTE), JSON (RFC 8259), UTF-8 (RFC 3629) und ISO 8601. Die Dateien der Belege liegen unverändert in ihrem ursprünglichen Format (zum Beispiel PDF, JPEG, PNG) vor. Weitere Normen oder offene Schnittstellenspezifikationen sind für den Export nicht einschlägig.

Exportierbar sind alle bei uns gespeicherten Daten, die der Kunde in den Dienst eingegeben oder hochgeladen hat oder die durch seine Nutzung entstanden sind, einschließlich der zugehörigen Metadaten: Belege und Dateien, Kontoauszüge und Buchungen, Zuordnungen, Rechnungen, Einstellungen und das Änderungsprotokoll des Kontos. Das Verzeichnis der Datenstrukturen und Formate nennt alle Tabellen und Felder des Exports; es wird aus dem Datenmodell des Dienstes erzeugt und ist deshalb immer auf dem Stand des Dienstes. Es beschreibt die Daten, beschränkt aber nicht, was exportierbar ist: Enthält der Export Daten nicht, die nach den AGB exportierbar sind (zum Beispiel Telefonnummer und Nachrichtentext aus dem WhatsApp-Eingang, die wir verschlüsselt speichern, oder eingereichte Kündigungsformulare), stellen wir sie auf Verlangen gesondert und ohne Entgelt bereit. Digitale Vermögenswerte, an denen der Kunde unabhängig vom Vertrag ein Nutzungsrecht hat (zum Beispiel Anwendungen), speichern wir nicht.

Für die Übergabe an eine Steuerkanzlei gibt es zusätzlich den Export von Belegen und Buchungsstapeln im DATEV-Format; er gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen (AGB § 2 Absatz 3).

Nicht exportierbar sind ausschließlich (a) Passwörter, Schlüssel, Zugriffstoken und sonstige Zugangsdaten, deren Herausgabe die Sicherheit der Konten gefährden würde, sowie technische Prüfwerte (Hashes und Prüfsummen), die wir aus Daten ableiten, (b) Verwaltungsfelder, die nur unserem internen Betrieb dienen (die Verknüpfung zu unserem Verwaltungswerkzeug, Schlüssel gegen doppelte Meldungen und der Versandstatus unserer internen Meldungen) und (c) Daten, die keinem Konto zugeordnet sind und die Geschäftsgeheimnisse oder die Sicherheit des Dienstes berühren (zum Beispiel Quellcode, Konfiguration, Zugriffs- und Fehlerprotokolle des Servers). Diese Ausnahmen behindern oder verzögern den Wechsel nicht. Dateien, die nur im Speicher des Kunden liegen (zum Beispiel in seinem Google Drive), rufen wir nicht erneut ab.

Bekannte Einschränkung: Kontoauszüge werden als Originaldatei erst seit dem 26.09.2026 gespeichert; frühere Auszüge liegen nur als Datensätze vor.

Entgelte

Die Standardentgelte stehen in der Tarifübersicht unter /preise (netto zuzüglich Umsatzsteuer). Für den Wechsel erheben wir kein Entgelt und für die vorzeitige Beendigung keine Vertragsstrafe. Im Voraus bezahlte Entgelte für Zeiträume nach der Beendigung erstatten wir anteilig (AGB § 5 Absatz 7).

Standort der Infrastruktur und Schutz vor Zugriff aus Drittländern

Angaben nach Artikel 28 der Datenverordnung. Die Gerichtsbarkeit, der unsere Infrastruktur unterliegt:

Leistung	Anbieter und Standort	Gerichtsbarkeit der Infrastruktur
Anwendung, Datenbank und Dateien	Dedizierter Server der STRATO GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland	Deutschland (Europäische Union)
Sicherungskopien der Datenbank; jede Kopie wird vor dem Hochladen verschlüsselt, der Anbieter hat den Schlüssel nicht	Hetzner Online GmbH, Deutschland (Standort Falkenstein)	Deutschland (Europäische Union)
KI-gestützte Auswertung von Belegen und Kontoauszügen, Suche im Postfach, Gespräch zur Auftragsklärung und Hilfe-Assistent	Anthropic Ireland, Limited, Irland; Verarbeitung durch Anthropic PBC in den USA	Vereinigte Staaten von Amerika (Anthropic PBC) und Irland (Anthropic Ireland, Limited)
KI-gestütztes Auslesen von Belegen	OpenAI Ireland Ltd., Irland; Verarbeitung auch durch OpenAI OpCo, LLC in den USA	Vereinigte Staaten von Amerika (OpenAI OpCo, LLC) und Irland (OpenAI Ireland Ltd.)

Die weiteren Dienstleister (Bankanbindung, WhatsApp-Eingang, E-Mail-Versand und andere) und ihre Standorte nennt Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Maßnahmen gegen unrechtmäßigen Zugriff von Behörden aus Drittländern. Wir gehen davon aus, dass die verarbeiteten Daten überwiegend personenbezogen sind, und schützen sie nach der DSGVO. Dazu gehören:

• Technisch: alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt; Datenbank und Dateien liegen in einem im Ruhezustand verschlüsselten Bereich; Zugangsdaten zu Postfächern und Zugriffstoken sind zusätzlich verschlüsselt abgelegt; Sicherungskopien werden vor dem Hochladen verschlüsselt. An die KI-Anbieter geht je Aufruf nur, was die Auswertung braucht, etwa eine Belegdatei, ein Kontoauszug oder ein Textauszug einer E-Mail.
• Vertraglich: Auftragsverarbeitungsverträge und EU-Standardvertragsklauseln mit den KI-Anbietern; Verbot, Inhalte des Kunden zum Training von KI-Modellen zu nutzen; Pflicht der Anbieter, uns über Offenlegungsverlangen von Behörden zu unterrichten, soweit das Recht es erlaubt.
• Organisatorisch: Für jeden Anbieter außerhalb der EU ist die Übermittlung dokumentiert und rechtlich bewertet.

Gegen einen Zugriff nach dem Recht der USA bei den KI-Anbietern schützen vor allem diese vertraglichen Zusagen und die Beschränkung der übermittelten Daten; technisch ausschließen lässt er sich nicht, weil die Anbieter die Inhalte zur Auswertung lesen müssen.

Fragen

Zu Wechsel, Export und Standort: support@beleghero.com. Wir führen diese Seite nach, wenn sich Verfahren, Formate oder Infrastruktur ändern.